Nowe limity kar dla przedsiębiorcy

Nowe brzmienie otrzymał artykuł 92a ustawy o transporcie drogowym i tak "1. Podmiot wykonujący przewóz drogowy lub inne czynności związane z tym przewozem z naruszeniem obowiązków lub warunków przewozu drogowego, podlega karze pieniężnej w wysokości od 50 złotych do 10 000 złotych za każde naruszenie.
2. Suma kar pieniężnych nałożonych za naruszenia stwierdzone podczas jednej kontroli drogowej nie może przekroczyć kwoty 10 000 złotych.
3. Suma kar pieniężnych nałożonych za naruszenia stwierdzone podczas kontroli w podmiocie wykonującym przewóz drogowy nie może przekroczyć:
1) 15 000 złotych – dla podmiotu zatrudniającego kierowców w liczbie średnio do 10 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli;
2) 20 000 złotych – dla podmiotu zatrudniającego kierowców w liczbie średnio od 11 do 50 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli;
3) 25 000 złotych – dla podmiotu zatrudniającego kierowców w liczbie średnio od 51 do 250 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli;
4) 30 000 złotych – dla podmiotu zatrudniającego kierowców w liczbie większej niż 250 w okresie 6 miesięcy przed dniem rozpoczęcia kontroli;
5) 40 000 złotych – dla podmiotu wykonującego inne czynności związane z przewozem drogowym."

Przy ustalaniu średniego zatrudnienia należy uwzględnić również podwykonawców, gdyż punkt 4 artykułu 92a mówi o tym, że "Za kierowców, o których mowa w ust. 3 pkt 1–3, uważa się również osoby niezatrudnione przez podmiot wykonujący przewóz drogowy, wykonujące osobiście przewozy drogowe na jego rzecz."

Odpowiedzialność przewoźnika - nowe zasady

Od 1 stycznia tego roku obowiązuje nowa wersja ustawy o transporcie drogowym, która daje przewoźnikom nowe przywileje związane z odpowiedzialnością za naruszenia popełnione przez kierowców. Warunki określone ustawą warto znać i dopasować procedury obowiązujące w firmie tak by móc korzystać z wprowadzonych przywilejów.

Zgodnie z art. 92b „1. Nie nakłada się kary pieniężnej za naruszenie przepisów o czasie prowadzenia pojazdów, wymaganych przerwach i okresach odpoczynku, jeżeli podmiot wykonujący przewóz zapewnił:
1) właściwą organizację i dyscyplinę pracy ogólnie wymaganą w stosunku do prowadzenia przewozów drogowych, umożliwiającą przestrzeganie przez kierowców przepisów:
a) rozporządzenia (WE) nr 561/2006 w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego,
b) rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 w sprawie urządzeń rejestrujących stosowanych w transporcie drogowym,
c) Umowy europejskiej dotyczącej pracy załóg pojazdów wykonujących międzynarodowe przewozy drogowe (AETR),
2) prawidłowe zasady wynagradzania, niezawierające składników wynagrodzenia lub premii zachęcających do naruszania przepisów rozporządzenia, o którym mowa w pkt. 1 lit. a, lub do działań zagrażających bezpieczeństwu ruchu drogowego.”

Ministerstwo Transportu nie określiło wzorów dokumentów ani sposobów dokumentowania wywiązania się z powyższych warunków, dlatego każdy przedsiębiorca ma pełną dowolność w zakresie procedur, wzorów dokumentów, zaświadczeń, zapisów w regulaminie. W czasie czynności kontrolnych zostaną one poddane ocenie organu kontrolującego lub sądu administracyjnego. Istotne jest, aby nie stosować żadnych składników wynagrodzenia zależnych od ilości przejechanych kilometrów lub przewiezionych ładunków / pasażerów, gdyż taka forma motywacji może zagrozić bezpieczeństwu i zachęcać kierowców do przekraczania dozwolonych limitów i przeładowywania samochodów.

Ważny jest również art. 92c, który określa sytuacje, w których nie powinny się wszczynać postępowania administracyjnego lub powinno się umorzyć lub wszczęte postępowanie i tak „1. Nie wszczyna się postępowania w sprawie nałożenia kary pieniężnej, na podmiot wykonujący przewóz drogowy lub inne czynności związane z tym przewozem, a postępowanie wszczęte w tej sprawie umarza się, jeżeli:
1) okoliczności sprawy i dowody wskazują, że podmiot wykonujący przewozy lub inne czynności związane z przewozem nie miał wpływu na powstanie naruszenia, a naruszenie nastąpiło wskutek zdarzeń i okoliczności, których podmiot nie mógł przewidzieć, lub
2) za stwierdzone naruszenie na podmiot wykonujący przewozy została nałożona kara przez inny uprawniony organ.
2. Przepisy ust. 1 pkt. 2 stosuje się odpowiednio w przypadku nałożenia kary przez uprawniony zagraniczny organ.”

Dlatego tak ważną sprawą jest prowadzenie ewidencji czasu pracy, regularna kontrola wykresówek wszystkich zatrudnionych kierowców oraz pisemne upominanie kierowców za wykryte naruszenia, powstałe bez naszej wiedzy i winy, jak skrócenie odpoczynku lub przerwy (nagminnie zdarza się, że kierowcy odbierają 44 minuty przerwy zamiast przepisowych 45 minut, co powoduje sumowanie czasu jazdy sprzed przerwy i po przerwie i powstanie naruszenia CZAS JAZDY CIĄGŁEJ ZA DŁUGI). Przykłady naruszeń powstałych z winy niedopatrzenia lub ignorancji kierowców można mnożyć.

Zdolność finansowa przedsiębiorcy

Obowiązek wykazania zdolności finansowej funkcjonuje już od dawna a jego podstawą jest ustawa o transporcie drogowym artykuł 5 pkt. 3.

I tak jeszcze zanim weszło w życie rozporządzenie 1071 organy licencyjne wymagały przy wydawaniu licencji, aby przedsiębiorca wykazał swoją sytuację finansową. Wówczas jednak wystarczające było potwierdzenie z banku posiadania odpowiedniej kwoty pieniędzy na koncie. Przedsiębiorcy spełniali ten warunek przelewając na jeden dzień wystarczającą kwotę pieniędzy na konto, która często pochodziła z pożyczki, a po otrzymaniu zaświadczenia z banku pieniądze były zwracane.  Obecne warunki są bardziej restrykcyjne i wyeliminowały nieuczciwe wykazywanie zdolności finansowej.

Wciąż brak oficjalnych wytycznych krajowych odnośnie stosowania rozporządzenia unijnego tak więc organy licencyjne (starostwa lub urzędy miast, gdy miasto ma status powiatu) mają dowolność w stosowaniu jego zapisów w praktyce. Większość urzędników podeszło jednak do sprawy poważnie i przepisy stosuje literalnie, czyli bez żadnych od odstępstw.

Należy pamiętać, że artykuł 84 ustawy o transporcie drogowym narzuca na organy licencyjne obowiązek skontrolowania każdego przedsiębiorcy raz na 5 lat. Tak więc problem nie pojawi się dopiero przy odnowieniu licencji, która kiedyś była wydawana na kilkadziesiąt lat lub wpisie do licencji nowego pojazdu, a może dotknąć przedsiębiorcę znacznie szybciej.

Problem jest tym większy, że duże grono firm transportowych nie prowadzi pełnej księgowości a  rozlicza się z urzędem skarbowym na podstawie książki przychodów i rozchodów. Sporządzenie uproszczonego bilansu oraz rachunku zysków i strat w takiej sytuacji będzie bardzo kłopotliwe nawet dla wprawionej księgowej a najczęściej niemożliwe. Zrobienie sprawozdania finansowego, nawet w formie uproszczonej, jest niemożliwe również w przypadku, gdy przedsiębiorca rozlicza się z podatku na zasadzie karty podatkowej lub ryczałtu i nie prowadzi ewidencji wydatków, przepływów pieniężnych ani rozrachunków.  Tak więc dla tych przedsiębiorców dozwolone są tylko 2 formy wykazania zdolności finansowej – gwarancja bankowa lub polisa ubezpieczeniowa.

Zasady i wymagania odnośnie sprawozdań finansowych w formie uproszczonej są niejasne, wciąż oficjalnych danych na ten temat, co rodzi wiele wątpliwości i daje dużą dowolność urzędnikom.

Ryczałt za nocleg dla kierowcy

Każdy pracodawca ma obowiązek wypłacenia pracownikowi, w tym kierowcy, ryczałtu za nocleg, jeśli nie wykaże on faktury lub rachunku za hotel / pokój itd. Zapewnienie przez pracodawcę bezpłatnego noclegu w pojeździe wyposażonym w miejsce do spania, nie zwalnia go z konieczności wypłacenia ryczałtu za nocleg, gdyż nie spełnia ono podstawowych warunków socjalno – sanitarnych. Obowiązkowo kierowca musi mieć dostęp do łazienki i toalety, których koszt ponosi pracodawca. Dlatego warto w regulaminie uściślić kwestię noclegów oraz powiadomić kierowcę o zasadach odbierania noclegów oraz późniejszego ewidencjonowania ich przy rozliczaniu delegacji.

Jeżeli nocleg odbywa się na parkingu, na którym kierowca ma dostęp do łazienki z prysznicem oraz toalety to można uznać wymagania minimum sanitarnego jako spełnione i nie trzeba wypłacać ryczałtu, a jedynie pokryć koszty korzystania z łazienki i toalety, które kierowca deklaruje na dokumencie rozliczenia delegacji. Jeśli jednak kierowca zmuszony był pauzować gdzieś na poboczu lub parkingu bez dostępu do pomieszczeń sanitarnych, ryczałt należy wypłacić.

Jeżeli pracodawca nie wprowadził w regulaminie lub obwieszczeniu własnych zasad rozliczania diet wraz z ryczałtem za nocleg, to obowiązują podstawowe zapisy z rozporządzeń dla jednostek budżetowych:

- rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990, z późn. zm.) – nocleg w § 7  Zobacz tutaj

- rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991, z późn. zm.) – nocleg w § 9  Zobacz tutaj

Zgodnie z przepisami aby kierowcy należał się ryczałt za nocleg, musi on trwać minimum 6 godzić pomiędzy godziną 21:00 a 07:00.

W odniesieniu do podróży na terenie kraju przepisy rozporządzenia nie przewidują górnej granicy kosztu noclegu, który wynosi tyle na ile wystawiony jest dokument poświadczający (rachunek, faktura) a jedynie ryczałt. Przy delegacjach zagranicznych koszt powinien mieścić się w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych poza granicami kraju.

Ryczałt przysługuje wtedy, gdy pracownik nie przedstawił rachunku i wynosi:

– 150% diety – przy delegacjach krajowych,

– 25% limitu na nocleg dla danego państwa – przy delegacjach zagranicznych (limity na nocleg znajdują się w tabeli na końcu rozporządzenia).

Nowe przepisy dla przewoźników - zmiany z 4 grudnia 2011

4 grudnia br. weszły w życie nowe przepisy w tym Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (WE) nr 1071/2009, Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (WE) nr 1072/2009 oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego (WE) nr 1073/2009. Treść wszystkich trzech rozporządzeń można znaleźć TUTAJ.

Nowe przepisy nakładają na przewoźników liczne wymagania, często nie wymagające nakładów finansowych, jednak w sposób znaczący wpływające na jakość usług i bezpieczeństwo. Poniżej znajdziesz opis podstawowych zmian i nowości.

Zgodnie z artykułem 3 Rozporządzenia 1071/2009 przedsiębiorcy wykonujący zawód przewoźnika drogowego muszą spełniać następujące wymogi:

• posiadać rzeczywistą i stałą siedzibę w jednym z państw członkowskich;
• cieszyć się dobrą reputacją;
• posiadać odpowiednią zdolność finansową; oraz
• posiadać wymagane kompetencje zawodowe.

Dotychczas przewoźnicy prowadzący własną działalność gospodarczą często rejestrując firmę w urzędzie, jako siedzibę podawali własne miejsce zamieszkania. Od 4 grudnia siedziba firmy musi być rzeczywista, czyli musi być dokładnie oznakowana (tabliczka z nazwą firmy na zewnątrz), musi się w niej znajdować zaplecze biurowe (sprzęt i materiały biurowe). Oczywiście siedzibą firmy wciąż może być mieszkanie właściciela, jednak obowiązkowo musi on wyznaczyć tę część lokalu, która jest przeznaczona na działalność gospodarczą (na przykład konkretny, oznakowany nazwą firmy pokój). Teraz ITD oraz inne organy kontrolujące mają prawą sprawdzić siedzibę przedsiębiorcy!

Wymogiem posiadania dobrej reputacji objęci będą nie tylko właściciele firm transportowych, ale również osoby zarządzające transportem. To, czy przewoźnik ma dobrą reputację, będzie sprawdzane nie tylko przy udzielaniu licencji, ale też przy każdej kontroli ITD w firmie. Ponadto utrata dobrej reputacji będzie grozić nie tylko z powodu wyroków karnych, ale także na skutek naruszenia przepisów o transporcie, np. o czasie pracy kierowców. Wykaz najpoważniejszych naruszeń powodujących utratę dobrej reputacji znajdziesz TUTAJ.

Celem wprowadzenia wymogu zdolności finansowej jest wyeliminowanie z branży transportowej tych firm, które nie są w stanie regulować własnych zobowiązań. Teraz każdy przedsiębiorca będzie musiał legitymować się zdolnością finansową w sposób ciągły w każdym momencie danego roku, w przeciwnym razie grozi utrata licencji lub zezwolenia. Zdolność finansową będzie potwierdzał ściśle określony dokument - roczne sprawozdanie finansowe potwierdzone przez audytora lub odpowiednio upoważnioną osobę.

Roczne sprawozdanie finansowe składa się łącznie z bilansu, rachunku zysków i strat oraz innych informacji dodatkowych. Osoby prowadzące książkę przychodów i rozchodów będą musiały sporządzać uproszczony bilans i rachunek zysków i strat na potrzeby odnowienia licencji, zezwolenia lub zgłoszenia nowego pojazdu do licencji. W najtrudniejszej sytuacji będą ci przedsiębiorcy, którzy dopiero rozpoczynają działalność w branży transportowej. Nie będą w stanie okazać rocznego sprawozdania finansowego. Dla takich sytuacji przewidziano wyjście awaryjne w postaci odstępstwa od dokumentowania zdolności finansowej sprawozdaniem rocznym. Alternatywnie stosowanym dokumentem może być gwarancja bankowa lub polisa ubezpieczeniowa (obejmująca również OCP). Zastosowanie tej możliwości uzależnione jest jednak od zgody organu właściwego do wydawania licencji/zezwoleń. Istotą przedstawienia wymienionych dokumentów jest solidarna gwarancja banku lub banków bądź towarzystwa ubezpieczeniowego za przedsiębiorstwo.

Utrzymane zostaną kwoty jakie do tej pory są wymagane:

• 9 tys. euro na pierwszy pojazd,
• 5 tys. euro na każdy następny pojazd.

Główny Inspektor Transportu Drogowego wydał komunikat, w którym uściślił informacje związane z obowiązkiem wykazania zdolności finansowej, który znajduje się TUTAJ.

Od 4 grudnia zniesiony będzie podział na odrębne certyfikaty na transport krajowy i międzynarodowy. Wprowadzony zostanie ponadto nowy wzór certyfikatu. Czekają nas też duże zmiany, jeśli chodzi o formę egzaminu. Nie będzie już możliwe zwolnienie z części zadaniowej egzaminu osób, które wykazały co najmniej 5-letnią praktykę w zarządzaniu transportem.

Artykuł 4 nakłada obowiązek wyznaczenia menadżera transportu, który musi cieszyć się dobrą reputacją oraz posiadać kompetencje zawodowe, a także:

• w sposób rzeczywisty i ciągły zarządza operacjami transportowymi tego przedsiębiorstwa
• ma rzeczywisty związek z przedsiębiorstwem, polegający na przykład na tym, że jest jego pracownikiem, dyrektorem, właścicielem lub udziałowcem lub nim zarządza lub, jeżeli przedsiębiorca jest osobą fizyczną, jest tą właśnie osobą; 
• oraz posiada miejsce zamieszkania na terenie wspólnoty;

UWAGA !!!

Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w postaci firmy transportowej nie spełnia wymagań nałożonych przez art. 3 (nie ma certyfikatu kompetencji zawodowych) może wyznaczyć inną osobę na stanowisko menedżera transportu, jednak wiąże się to z obowiązkiem sporządzenia umowy, zawierającej dokładny opis zadań i obowiązków menedżera. Zadania, które należy sprecyzować, obejmują w szczególności utrzymanie i konserwację pojazdów, sprawdzanie umów i dokumentów przewozowych, podstawową księgowość, przydzielanie ładunków lub usług kierowcom i pojazdom oraz sprawdzanie procedur związanych z bezpieczeństwem. Taka osoba może kierować operacjami transportowymi nie więcej niż czterech różnych przedsiębiorstw, realizowanymi za pomocą połączonej floty, liczącej ogółem nie więcej niż 50 pojazdów.